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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der SwissJobAI Plattform durch registrierte Benutzerinnen und Benutzer.

1. Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Remo Castagliuolo

Clarahofweg 5

4058 Basel

Schweiz

E-Mail: swissjobai(at)gmail.com

2. Bereitstellung der Plattform (Server-Logfiles)

Beim Aufruf der Plattform werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Informationen an unseren Server übermittelt und temporär in sogenannten Server-Logfiles gespeichert (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem). Diese Daten dienen der Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs der Plattform, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung dieser Logdaten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Wir setzen für Hosting, Betrieb und Wartung der Plattform technische Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein, die vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind. Je nach Infrastruktur kann eine Bearbeitung auch ausserhalb der Schweiz stattfinden; in solchen Fällen stellen wir durch geeignete Garantien (insbesondere Standarddatenschutzklauseln oder gleichwertige Instrumente) ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

3. Registrierung, Login und Benutzerkonto

Zur Nutzung von SwissJobAI ist ein Benutzerkonto erforderlich. Im Rahmen der Kontoerstellung und Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

  • Name, Firma, Adresse (bei der Kontoanfrage)
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (als kryptographischer Hash, nicht im Klartext)
  • Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP Secret, Status der 2FA)
  • Rollen und Berechtigungen (Main User, Sub User, Admin)
  • Zeitpunkte der Registrierung und Logins
  • technische Session-Daten (Session ID, Ablaufzeitpunkt)

Die Registrierung und Nutzung der Plattform ist zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen bzw. für vorvertragliche Massnahmen erforderlich.

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere gestützt auf Art. 6 DSG (Zweckbindung und Verhältnismässigkeit) sowie Art. 328b OR (Eignungsbeurteilung im Bewerbungskontext). Technische Dienstleister für Hosting, Betrieb, Wartung und Authentifizierung können im Rahmen einer Auftragsbearbeitung Zugriff auf diese Daten erhalten.

Benutzerkonten und die damit verbundenen Daten werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung der Plattform und die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Nach Beendigung der Vertragsbeziehung werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Verarbeitung von Kandidaten- und Profildaten

4.1 Welche Daten wir verarbeiten

SwissJobAI wird von professionellen Karriereberaterinnen und Karriereberatern genutzt, um für Kandidatinnen und Kandidaten KI-gestützte Analysen und Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Dabei verarbeitet die Plattform unter anderem:

  • Stammdaten: Name, Kontaktdaten, Standort, LinkedIn-Profil (falls angegeben)
  • Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf (CV), Arbeitszeugnisse, Zertifikate, bestehende SwissJobAI Dossiers
  • Profildaten: gewünschte Berufsbezeichnung, Kurzprofil, weitere Angaben zum Profil
  • Ergebnisse der KI-Module: Karriere-Dossiers, Umstiegs-Dossiers, Karriere-Planungs-Module, CV-Generator, Interview-Scorecards, DISG-Profil-Assessments, Bewerbungs-Dashboards
  • Expat-spezifische Daten (falls genutzt): Herkunftsland, Aufenthaltsbewilligung, Jahre in der Schweiz, primäre Sprache

4.2 Pseudonymisierung und Trennung von Identitätsdaten

SwissJobAI trennt fachliche Inhalte (z. B. berufliche Stationen, Skills, Rollenbeschreibungen) technisch von Identitäts- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, konkrete Adresse).

Für KI-Berechnungen wird ein technischer Profilkontext aufgebaut, der fachliche Informationen enthält, aber keine direkten Identifikatoren wie Klarname oder eindeutige IDs übermittelt. Die Zuordnung zwischen dem fachlichen Kontext und der realen Person bleibt in der von uns betriebenen Datenbank (Schweiz / EU-Infrastruktur).

Beim CV-Generator wird der Lebenslauf-Text zunächst ohne echte Kontaktdaten durch die KI erzeugt; Name, E-Mail, Telefonnummer und andere Kontaktdaten werden erst nach der KI-Antwort serverseitig wieder in das Dokument eingefügt («Re-Injection»).

4.3 Einsatz externer KI-Dienste

Zur Erbringung der Plattform-Funktionen nutzt SwissJobAI externe KI-Dienste:

  • Perplexity AI (z. B. für Karriere- und Umstiegs-Dossiers, Interview-Scorecards, DISG-Rollenanalyse, Karriere-Module, CV-Generator, Jobsuche, LinkedIn-Analyse, Expat-Module)
  • Anthropic Claude (für das Bewerbungs-Dashboard)

In diesen Fällen übermitteln wir ausschliesslich die für die jeweilige Funktion notwendigen fachlichen Inhalte, nicht aber Kontakt- und Identitätsdaten wie Klarname oder E-Mail-Adresse. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt per HTTPS. Der Datentransfer erfolgt auf Basis geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

4.4 Rechtsgrundlagen

  • Art. 6 DSG (Zweckbindung: Karriereberatung und Eignungsbeurteilung)
  • Art. 328b OR (Bearbeitung von Personaldaten im Rahmen der Eignungsbeurteilung für eine Arbeitsstelle)
  • Soweit für EU/EWR-Personen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.5 Speicherdauer und Löschkonzepte

  • Hochgeladene Dokumente (CV, Arbeitszeugnisse, Zertifikate): Der extrahierte Text wird für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und automatisiert gelöscht; Original-PDFs werden nicht dauerhaft gespeichert.
  • Temporäre KI-Outputs (z. B. Interview-Scorecards, Bewerbungs-Dashboards): Werden nach kurzer Zeit (typischerweise innerhalb von Stunden) automatisch gelöscht.
  • Abrechnungs- und Nutzungsdaten (z. B. Rechnungen): Werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Obligationenrecht (grundsätzlich 10 Jahre) aufbewahrt.

5. Kontaktaufnahme

Sie können uns per E-Mail oder über von uns bereitgestellte Kontaktmöglichkeiten erreichen. Dabei werden die Personendaten verarbeitet, die Sie uns zur Verfügung stellen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Anfrage). Diese Daten verwenden wir ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Technische Dienstleister (z. B. E-Mail-Provider, Hosting-Provider) können im Rahmen der Auftragsbearbeitung Zugriff auf diese Daten erhalten.

6. Cookies und ähnliche Technologien

SwissJobAI nutzt Cookies und ähnliche Technologien in einem technisch notwendigen Umfang, um die sichere Nutzung der Plattform zu ermöglichen. Es kommen keine Tracking- oder Marketing-Cookies und kein Web-Analytics zum Einsatz.

Wir setzen Cookies insbesondere ein für:

  • Session-Verwaltung und Authentifizierung (Login, 2FA, Session-ID)
  • Sicherheit der Anwendung
  • Sprachauswahl und grundlegende Anzeigeeinstellungen

Diese Cookies sind für den Betrieb und die Funktionsfähigkeit der Plattform erforderlich und lassen sich nicht vollständig deaktivieren, ohne die Nutzung der Plattform zu beeinträchtigen.

7. Protokollierung und Audit-Logs

Zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflichten und zur Sicherstellung der Sicherheit führt SwissJobAI interne Protokolle über bestimmte Aktionen, insbesondere:

  • Erteilung oder Widerruf von Einwilligungen
  • Upload und Löschung von Dokumenten
  • Erstellung von Dossiers und KI-Modulen
  • sicherheitsrelevante Ereignisse

Diese Audit-Logs enthalten typischerweise Benutzer-ID, Aktion, Zeitstempel und teilweise IP-Adresse. Die Protokolle werden als Compliance-Nachweis und zur Sicherheit aufbewahrt.

8. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung der beschriebenen Personendaten stützt sich insbesondere auf:

  • Art. 6 DSG (Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Informationspflicht)
  • Art. 7 DSG (Datensicherheit)
  • Art. 12 DSG (Rechenschaftspflicht)
  • Art. 328b OR (Bearbeitung von Personaldaten im Arbeitsverhältnis, Eignungsbeurteilung)
  • Soweit für EU/EWR-Personen: DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b und f, Art. 28, Art. 46

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

  • Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten
  • die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten zu verlangen
  • die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
  • die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen
  • der Bearbeitung zu widersprechen, soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

Für Auskünfte oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der oben genannten Adresse kontaktieren. Zudem haben Sie das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) Beschwerde einzureichen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf der Plattform veröffentlichte Version.

Diese Datenschutzerklärung wurde in Anlehnung an eine Vorlage von www.activemind.ch erstellt.